3
Stel je hebt net als ik een lijst met contactpersonen in Outlook en maakt dankbaar gebruik van de distributiegroepen. Het is dan niet denkbeeldig dat er eens een vraag komt van iemand die dezelfde distributiegroepen ook wil gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een groep collega’s of een overzicht van commissies.
Omdat mijn Outlook contactpersonen gesynchroniseerd worden met de contactpersonen in mijn mobiele telefoon, staan privé en zakelijke personen door elkaar. De zakelijke distributiegroepen en de bijbehorende e-mail adressen wilde ik wel delen. De personen die alleen voor mij interessant zijn, hoef ik niet te delen.
Voor ‘normale’ contactpersonen heeft Microsoft diverse exportmogelijkheden. Je kunt alles naar een bestand exporteren en in dit bestand gaan filteren. Voor distributiegroepen is er volgens mij maar één manier die echt goed werkt en dat is export naar een .pst bestand. Een .pst bestand gebruik je ook wanneer je een backup wilt maken of wanneer je het geluk hebt dat je een nieuwe computer mag inrichten. Om snel een .pst bestand te krijgen met alleen de relevante zakelijke contactpersonen en distributiegroepen, heb ik de volgende methode toegepast.
- Maak in Outlook bij de persoonlijke mappen een nieuwe map,
- Geef aan dat deze map contactpersoonitems bevat,
- Kopieer de inhoud van je contactpersonen naar deze nieuwe map,
- Verwijder uit deze map de personen die je liever privé wilt houden,
Exporteer de inhoud van deze nieuwe map naar een .pst bestand (Bestand –> Importeren en Exporteren –> Naar een bestand exporteren; kies voor type .pst),- Sla het bestand op en stuur het door.
De persoon die jouw distributiegroepen wil gebruiken, kan deze vervolgens eenvoudig importeren, waarbij je de keuze hebt om dubbele items te laten staan of door de nieuwe import te vervangen. Een kenmerk van deze methode is dat het er niet toe doet welke Outlook versies gebruikt worden. Deze manier is natuurlijk niet bepaald rocket science maar het zal je nog verbazen als je ziet hoeveel mensen een groot deel van de dag bezig zijn met het overtypen van data. Als automatiseerder probeer ik dit zoveel mogelijk te voorkomen.
:
Naar boven
